Modelo de registro de ocorrências no trabalho: planilha com 8 colunas para copiar (com exemplo)

Um modelo de registro de ocorrências no trabalho precisa de pouco: uma linha por episódio e oito colunas — data do fato, data da anotação, local ou canal, pessoas presentes, o que foi dito ou feito, sua resposta, efeito e material relacionado. Abaixo está o modelo para copiar em uma planilha (Excel, Planilhas Google ou outra) ou em um caderno, com uma linha de exemplo. É uma ficha pessoal para organizar a sua memória, não um formulário oficial nem a ficha de ocorrência disciplinar que algumas empresas usam.

O modelo: 8 colunas para copiar

As colunas 1, 3, 4 e 5 seguem o que a cartilha do Ministério Público do Trabalho (MPT) sobre violência e assédio moral recomenda anotar: dia, mês, ano, hora, local ou setor, quem praticou a conduta, os colegas que testemunharam e o conteúdo das conversas. As outras quatro mostram quando você escreveu, como reagiu, o que mudou e onde estão os arquivos.

Uma linha de exemplo

Exemplo inventado; não se refere a pessoas ou empresas reais.

• 1. Data e hora do fato: 02/09/2026, por volta das 17h30.
• 2. Data da anotação: 02/09/2026, às 21h; complemento em 05/09/2026.
• 3. Local ou canal: sala de reunião do 2º andar, reunião de fechamento do mês.
• 4. Pessoas presentes: o supervisor do turno e quatro colegas da equipe.
• 5. O que foi dito ou feito: na frente da equipe, o supervisor disse que eu “não sabia nem preencher uma planilha” e que ia “rever a minha escala”.
• 6. Sua resposta: não respondi na hora; às 18h10, pedi por e-mail os critérios de avaliação.
• 7. Efeito: saí da reunião sem conseguir terminar o relatório. Complemento de 05/09: na escala publicada nesse dia, fui transferido para o turno da noite, sem explicação.
• 8. Material relacionado: e-mail enviado às 18h10; print da escala de 05/09 no app Fotos.

Como usar o modelo no dia a dia

• Uma linha por ocorrência, mesmo quando os episódios parecem iguais: assim a repetição fica visível.
• No mesmo dia, se possível. Se lembrar de algo depois, acrescente com a data do complemento, sem apagar o que estava escrito.
• Em ordem de data: na planilha, ordene pela coluna 1 quando quiser ver a sequência.
• Fatos e sentimentos separados: a coluna 5 descreve; a coluna 7 guarda, numa frase própria, como você ficou.
• No caderno: numere as páginas, não arranque folhas e fotografe as páginas novas no mesmo dia.
• Em um lugar só seu: evite o computador, o celular e as contas da empresa, que você pode deixar de acessar ao sair.

O que uma planilha não faz

• Não guarda os áudios, os prints e os e-mails: só aponta onde eles estão. Os originais continuam em outros aplicativos.
• Não junta sozinha fontes diferentes: cada mensagem ou e-mail só entra na sequência se você preencher a linha.
• Pode ser editada a qualquer momento. Em planilhas online com histórico de versões, como o Planilhas Google, dá para ver quem alterou o arquivo, quando e o que mudou; mesmo assim, mantenha a coluna 2 preenchida.
• A proteção depende do aparelho, da conta e do programa onde o arquivo está; confira quem mais tem acesso a ele.

Se quiser reunir as anotações e os arquivos no celular, o Kirokune, aplicativo para iPhone de download gratuito, junta notas, gravações e fotos no mesmo caso e as mostra em ordem de data, sem que você precise montar a planilha. Os registros ficam no aparelho, com bloqueio por Face ID ou código; o app não mantém um backup próprio na nuvem (se o backup do iPhone estiver ativado no iCloud ou no computador, os registros entram nele). Continue guardando os originais. As 8 colunas acima servem de roteiro para cada nota.

Para quem mostrar a ficha

A ficha ajuda quando você decidir conversar com alguém: canal interno, CIPA, sindicato, advogado ou órgão público. Os caminhos estão em como registrar assédio no trabalho, e o jeito de transformar as linhas em uma sequência está em linha do tempo de assédio moral. Para orientação sobre o seu caso, a Ouvidoria do MPT informa que o órgão não presta consultoria jurídica e indica advogados especializados, sindicatos e núcleos de prática jurídica de faculdades de Direito. Quem avalia pode preferir outro formato ou pedir os originais. Se houver perigo imediato, priorize a sua segurança e procure os serviços de emergência locais.

Perguntas frequentes

Este modelo de registro de ocorrências é um formulário oficial?

Não. É uma ficha pessoal para organizar o que aconteceu. Canais internos, sindicatos e órgãos públicos podem ter formulários próprios para receber um relato; use a ficha como base para preenchê-los.

É melhor usar planilha ou caderno?

O melhor é o que você consegue preencher no mesmo dia. A planilha permite ordenar e buscar; o caderno não depende de bateria. Dá para combinar: anotar no caderno e passar para a planilha depois, mantendo a data da anotação original.

Posso registrar ocorrências antigas?

Pode. Use “por volta de” quando não lembrar a data exata, preencha a coluna 2 com a data de hoje e indique que a linha foi escrita de memória.

Kirokune ajuda você a manter um registro. Não faz diagnósticos, não determina os fatos nem oferece orientação jurídica.