職場上發生讓你在意的事，用 iPhone 的「備忘錄」、「語音備忘錄」、紙本或寄給自己的郵件都可以開始記。依 Apple 說明，iPhone 12 或後續機型在支援的語言（包括繁體中文）下，「備忘錄」和「語音備忘錄」都能把錄音轉成逐字稿。選哪一種工具不是重點，重點是三件事：當天寫、原檔不動、集中放在自己能管理的一個位置。要寫哪些內容，可以參考職場事件紀錄範本；這篇談的是紀錄放在哪裡，以及逐字稿怎麼處理。
重點整理
- 依 Apple 說明，iPhone 12 或後續機型在支援的語言（包括繁體中文）下，「備忘錄」和「語音備忘錄」都能把錄音轉成逐字稿。
- 逐字稿可能聽錯字，原話以原始錄音為準；剪輯錄音時選「儲存為新的錄音」，保留原檔。
- 不論用哪種工具，當天寫、原檔不動、集中在自己能管理的一個位置，之後比較好排成時間線。
- 紀錄會如何被評估，由公司申訴管道、勞工局或律師等受理的一方判斷，工具不會替你判斷。
四種工具的長處與限制
工具 | 長處 | 要注意的地方 |
|---|---|---|
備忘錄 | 打字快；同一則備忘錄可以錄音並產生逐字稿，點逐字稿的文字就能播放那一段。 | 內容隨時可以改，事後很難分辨哪些是當天寫的；刪除錄音時，逐字稿也會一起刪除。 |
語音備忘錄 | 專門錄音，可以檢視、拷貝逐字稿，也能搜尋逐字稿裡的文字（Apple 說明逐字稿在部分國家或地區無法使用）。 | 編輯錄音後選「儲存錄音」，會覆寫原始錄音；選「儲存為新的錄音」才會保留原檔。 |
紙本筆記 | 不需要電力，也不用擔心 App 的設定。 | 容易遺失、無法搜尋；訊息和照片要另外保管，日期只能靠自己寫。 |
寄給自己的郵件 | 寄出時間會留在郵件上，也可以附上照片。 | 容易和其他郵件混在一起；用公司信箱的話，離職後可能無法再登入。 |
四種工具共同的問題是：日期分散在不同地方，事後很難看出事情的先後順序。
今天就能做的三個原則
- 當天寫：記下發生的日期與大約時間、地點、在場的人和對方的原話；寫紀錄的時間另外標註。
- 原檔不動：錄音不裁剪、不覆寫；需要剪輯時，選「儲存為新的錄音」保留原檔。逐字稿有錯字，就另寫一行更正，不改動原本的內容。
- 集中一處：選一個自己能管理的位置，避開公司的共用電腦或共用帳號；每週把分散的紀錄依發生日期排一次。
逐字稿是方便搜尋的文字，但可能聽錯字，也可能分不清是誰說的。引用原話時，回頭聽原始錄音確認。考慮錄音時，先確認所在地規定與公司內規，也可以考慮先告知對方。
專用 App 多做到的事
如果不想在幾個 App 之間來回找，也可以用專門整理紀錄的 App。以 Kirokune 為例，筆記、錄音和照片會依時間排在同一個案件裡；免費方案可以建立 1 個案件，紀錄數量不限，也不需要註冊帳號。紀錄存在這支 iPhone 內，可以設定打開時以 Face ID／密碼確認；目前沒有雲端同步或自動備份。App 顯示語言為繁體中文、而且裝置支援該語言的裝置內語音辨識時，錄音可以在 iPhone 內產生逐字稿，語音不會傳送到裝置外；不支援時，錄音仍會照常保存。把紀錄整理成 PDF 帶出去，是 Kirokune Plus 的功能。
任何工具都不會替你判斷的事
紀錄能不能被採用、事情算不算職場霸凌，要由受理的一方評估，例如公司的申訴管道、勞工局、律師或法院。整理好的紀錄，可以幫助你按時間說明經過；申訴的流程與期限，可參考職場霸凌蒐證與時間線整理。如果記錄或錄音會讓你更危險，先停下來，優先確保自己的安全。Kirokune 協助你保留紀錄，不會判斷是否構成霸凌。
常見問題
- iPhone 備忘錄的錄音可以轉成繁體中文逐字稿嗎？
- 依 Apple 說明，iPhone 12 或後續機型在裝置語言設為繁體中文等支援的語言時，「備忘錄」可以錄音並產生逐字稿。如果沒有看到逐字稿的按鈕，表示這支 iPhone 不符合最低需求，或沒有偵測到支援的語言。
- 有了逐字稿，還需要保留錄音嗎？
- 建議保留。自動產生的逐字稿可能有錯字或漏字，也可能分不清是誰說的。依 Apple 說明，在「備忘錄」刪除錄音時，逐字稿也會一起刪除。可以把逐字稿當作找段落的索引，原話以原始錄音為準。
- 語音備忘錄剪輯之後，原本的錄音還在嗎？
- 依 Apple 說明，編輯後點「儲存錄音」會覆寫原始錄音；點「儲存為新的錄音」則會另存一份，並保留原始錄音。刪除的錄音預設會在「最近刪除」檔案夾保留 30 天。
資料來源
Kirokune 協助你保留記錄，不會診斷、認定事實，也不提供法律建議。