Para llevar un registro de incidentes laborales en Excel, crea una hoja con ocho columnas —cuándo ocurrió, cuándo lo escribes, lugar o canal, personas presentes, lo que observaste, tu respuesta, impacto y material relacionado— y usa una fila por incidente. Funciona en cualquier hoja de cálculo y no necesitas ninguna app.
Puntos clave
- Copia en la fila 1 los ocho encabezados de la plantilla gratuita y usa una fila por incidente.
- Ordena por la fecha en que ocurrió cada hecho, no por la fecha en que lo escribiste, y añade las correcciones en filas fechadas.
- Usa iniciales o códigos para las personas y guarda la lista de nombres aparte, como propone el INSST.
- Una hoja no guarda audios ni fotos: anota dónde está cada original y consérvalo sin editar, en un dispositivo tuyo.
- Es una hoja personal, no un formulario oficial; su valoración corresponde a quien reciba tu caso.
Contenido
Las 8 columnas para copiar en la fila 1
Col. | Encabezado | Qué escribir |
|---|---|---|
A | Cuándo ocurrió | Fecha, hora y zona horaria. Indica si la hora es aproximada. |
B | Cuándo escribes la nota | Cuándo lo anotas, sobre todo si lo recuerdas días después. |
C | Lugar o canal | Dónde ocurrió o en qué correo o conversación. |
D | Personas presentes | Iniciales o códigos. Distingue quién lo vio u oyó directamente. |
E | Lo que observaste | Acciones y palabras. Separa una cita exacta de lo que recuerdas de forma aproximada. |
F | Tu respuesta y lo que pasó después | Lo que respondiste y la siguiente acción que recuerdes. |
G | Impacto y sentimientos | Cómo te afectó, por separado de lo que observaste. |
H | Material relacionado y dudas | Dónde están los mensajes o notas originales y qué falta, sin inventarlo. |
Son los apartados de la plantilla gratuita de nuestra guía, que también puedes descargar en blanco (TXT) para copiarlos. Tres ajustes útiles: formato de fecha y hora en A y B, texto ajustado en E y H, y la fila 1 inmovilizada.
Una fila de ejemplo (ficticia)
Ejemplo inventado, sin personas ni empresas reales:
Columna | Ejemplo |
|---|---|
Cuándo ocurrió | 15/10/2026, hacia las 9:40, hora peninsular |
Cuándo escribes la nota | 15/10/2026, 13:10 |
Lugar o canal | Reunión semanal, sala 2; después, correo |
Personas presentes | Responsable R1; compañeras C1 y C2, que lo oyeron |
Lo que observaste | R1 dijo: «Contigo no se puede contar para nada» y me retiró del proyecto del cliente. No recuerdo si añadió algo más. |
Tu respuesta y lo que pasó después | Pregunté qué debía mejorar; no contestó. A las 11:05 le pedí por correo el motivo del cambio. |
Impacto y sentimientos | Me costó seguir la reunión. Es mi reacción, no un hecho. |
Material relacionado y dudas | Correo de las 11:05 en mi bandeja, sin respuesta a las 13:10. No sé si hay acta de la reunión. |
Cómo usar la hoja sin perder información
- Una fila por incidente, aunque pasen varios el mismo día. Es el criterio del diario de incidentes del INSST (Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo).
- Anota pronto. El INSST recomienda hacerlo antes de que pase más de un día.
- Ordena por la columna A, la fecha en que ocurrió, no por la fecha en que lo escribiste.
- No sobrescribas. Si recuerdas algo más, añade una fila de corrección fechada que remita a la original.
- Personas con códigos. El INSST propone asignar un código a cada persona y guardar la lista de nombres aparte, en un lugar seguro.
- Un dispositivo y una cuenta tuyos. La Ley Orgánica 3/2018 (art. 87) permite a la empresa acceder a los contenidos de los medios digitales que te facilita para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales. En Excel puedes cifrar el archivo con contraseña desde Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña; Microsoft advierte que no puede recuperar una contraseña olvidada.
Lo que una hoja de cálculo no hace bien
- Adjuntos y audio: una celda no guarda una grabación ni una foto; solo puedes anotar dónde están.
- Orden entre fuentes: mensajes, fotos y notas siguen repartidos en sitios distintos y hay que cruzarlos a mano.
- En el móvil: rellenar ocho columnas en una pantalla pequeña cuesta.
- Privacidad: si el archivo se sincroniza con una cuenta de la empresa, deja de estar en un sitio tuyo, aunque tenga contraseña.
Si prefieres llevarlo en el iPhone, Kirokune es una opción, no un requisito: cada nota tiene un campo «Cuándo ocurrió» y otro para cómo te sentiste, y las grabaciones y las fotos entran en el mismo caso, ordenado por fechas y con bloqueo por Face ID o código. No pide cuenta y el plan gratuito incluye un caso con registros ilimitados. Exportar una revisión en PDF es una función de Kirokune Plus.
Es una hoja personal, no un formulario oficial
Esta plantilla la ha preparado Kirokune como hoja de trabajo personal. El INSST publica su propio modelo de diario de incidentes en PDF, con columnas parecidas y una escala de 0 a 10 para anotar cómo te afecta. Ninguno de los dos determina si existe acoso ni cómo se valorará: eso corresponde a quien reciba tu caso. RR. HH. o el protocolo de acoso, el sindicato, la Inspección de Trabajo y un abogado laboralista tienen sus propios cauces; la denuncia ante la ITSS, por ejemplo, se presenta con el escrito IP-107. Para qué anotar y a quién llevarlo, lee cómo documentar el acoso laboral con un diario de incidentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Hay una plantilla oficial de registro de incidentes laborales?
- La plantilla de este artículo no es oficial: la ha preparado Kirokune como hoja personal. El INSST publicó en 2010 su propio modelo de diario de incidentes en PDF, con columnas como fecha, hora, lugar, quién actúa, personas presentes, qué haces y cómo te afecta, de 0 a 10.
- ¿Puedo usar otra hoja de cálculo en lugar de Excel?
- Sí. Los ocho encabezados funcionan en cualquier hoja de cálculo o en una tabla de texto. Lo importante es usar una fila por incidente y ordenar por la fecha en que ocurrió.
- ¿Escribo los nombres completos de las personas?
- Mejor iniciales o códigos. El INSST propone asignar un código a cada persona y guardar la lista de nombres aparte, en un lugar seguro.
- ¿Dónde guardo los correos, las capturas y los audios?
- Fuera de la hoja y sin editarlos. En la columna H anota dónde está cada original, por ejemplo la fecha y el asunto del correo, para poder localizarlo después.
Fuentes
Kirokune ayuda a conservar un registro. No diagnostica, no determina los hechos ni ofrece asesoramiento legal.