LINE・メール・業務チャットを相談先に見せるときは、全部を広く送るのではなく、相談の目的に必要な範囲を選びます。自分のための元データはそのまま保ち、説明用のコピーを分けると、情報を扱う範囲を見直しやすくなります。
この記事の要点
- 相談先へ見せる資料は、目的に必要な範囲を選び、元データと相談用コピーを分けます
- 第三者の個人情報や業務上の情報を含むときは、提出前に相談先へ扱いを確認します
- SNS投稿や関係のない人への転送は、相談のための保存とは別のリスクがあります
- 資料が少なくても、日時・場面・困っていることを話すところから相談できます
目次（6項目）
最初に「何を相談したいか」を一文にする
「上司からの深夜連絡が続いていてつらい」「生活費についてのLINEが怖い」「退職を急かされている」など、困っていることを一文にします。その一文に関係する日時・会話・出来事を選ぶと、無関係な人の情報まで渡さずに済みます。
元データと相談用コピーを分ける
元のトーク、メール、書き出しファイルは、日時や内容を変えずに保管します。相談で見やすいように抜粋や伏せ字が必要なら、コピー側で行います。何を省いたか、どこを見せたくないかを相談先に言葉で伝えることもできます。
仕事や第三者の情報がある場合
職場のやり取りには、顧客情報、機密情報、同僚の個人情報が含まれることがあります。私用メールに一括転送したりSNSに投稿したりする前に止まってください。総合労働相談コーナーなどへ相談する場合も、最初に「業務情報を含むので、どこまで見せればよいか迷っている」と伝えられます。
資料が少なくても、相談は始められる
一枚の画面保存もない、本文を見返せないというときでも、いつごろ、だれとの間で、何が心配かを伝えるところから始められます。公的な相談窓口が何をしてくれるか、どの資料が必要かは、相談しながら確認できます。
共有する前に、元の記録・要約・共有範囲を分けて考える
相談先や第三者へテキストを渡す前には、元の記録そのもの、状況を説明するための自分の要約、相手に渡してよい範囲を別々に考えると、必要以上の共有や説明の取り違えを減らせます。
残すときの小さな手順
- 元のテキストは、加工した要約とは別に保つ
- 誰に何のために渡すのかを決めてから範囲を選ぶ
- 第三者の個人情報や機微な内容を含むときは、共有方法を確認する
共有先によって、求められる形式や必要な範囲は異なります。まずは自分で時系列を見返せる状態にし、提出・相談の目的がはっきりしてから共有範囲を決めましょう。
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きろくねは記録を助ける道具です。診断・認定・法的な判断は行いません。
よくある質問
- 相談先へLINE全文を送ってもよいですか？
先に送る前に、相談で必要な範囲と送付方法を確認することをおすすめします。第三者や業務上の情報が含まれる場合は特に慎重に扱います。
- 名前を伏せた方がよいですか？
目的と相談先によります。元データを加工せず保管し、相談用のコピーでどこを伏せるかを相談先に確認してください。
- SNSで相談してもよいですか？
SNSでは情報が広がり、取り消しにくくなるおそれがあります。個別の状況を扱う相談先を選ぶことを検討してください。
出典・参考
きろくねは記録を助ける道具です。診断・認定・法的な判断は行いません。危険やつらさが強いときは、公的な窓口や専門家への相談もご検討ください。
